164. Wie können Sie kürzere Telefongespräche führen?

  1. Bereiten Sie sich auf das Telefongespräch vor. Legen Sie fest, was Sie bei einem Telefonat erreichen wollen. Was ist Ihr Ziel? Welches Ergebnis wollen Sie aus diesem Gespräch mitnehmen? Kollegen bestätigen, dass systematisch vorbereitete Gespräche kürzer sind und zu besseren Ergebnissen führen.
  2. Setzen Sie von vornherein eine Höchstzeit fest: »Ja, Herr Schneider. Ich kann vier Minuten mit Ihnen sprechen.«
  3. Kündigen Sie das Ende des Telefongesprächs an: »Zum Schluss noch eine Frage …«
  4. Führen Sie Telefongespräche zu ungünstigen Zeiten, etwa kurz vor dem Mittagessen oder kurz vor Feierabend.
  5. Wenn Sie vor 9.00 Uhr oder nach 15.30 Uhr telefonieren, denn Sie erreichen Ihren Gesprächspartner außerhalb dieser Zeiten oft erst nach mehreren Wählversuchen. Das kostet Zeit.
  6. Erledigen Sie nicht alle Rückrufe auf einmal, sobald Sie wieder im Büro sind. Unterteilen Sie die Telefonate in A/B/C Kategorien. Stellen Sie fest, welche wichtig sind. Ein Teil der anderen wird sich von selbst erledigen.
  7. Sammeln Sie die aufgelaufenen Telefonate und rufen Sie dann die Gesprächspartner hintereinander zurück.
  8. Sagen Sie, dass es noch zum Beispiel drei Themen zu besprechen gibt. Ihr Gesprächspartner wird sich automatisch kürzer verhalten.
  9. Steuern Sie das Telefongespräch durch die Fragetechnik.

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